避坑清單：企業(yè)部署無紙化會議前，必須咨詢【欣力高】

1.系統(tǒng)兼容性與集成能力：

*問：系統(tǒng)能否無縫集成我們現(xiàn)有的OA、郵箱、日程系統(tǒng)（如釘釘/企業(yè)微信/飛書/Exchange）？是否需要額外開發(fā)接口？接口費用如何？

*避坑點：避免形成信息孤島，確保會議流程融入日常工作流。

2.部署模式與安全性：

*問：支持公有云、私有云還是混合部署？本地化部署的具體方案、服務器要求及數(shù)據(jù)存儲策略是什么？如何保障核心會議數(shù)據(jù)的絕對安全（加密、權限、審計）？

*避坑點：明確數(shù)據(jù)主權和合規(guī)要求，避免公有云帶來的敏感數(shù)據(jù)外泄風險。

3.功能完整性與會議場景覆蓋：

*問：請詳細演示會前材料分發(fā)加密、會中同屏批注、實時投票、電子簽名、多終端同步、會后紀要自動歸檔的全流程。是否支持復雜議程、大型會議（如數(shù)百人）？

*避坑點：確保功能滿足核心會議需求，而非僅基礎文檔查看，防止流程中斷。

4.用戶體驗與終端適配：

*問：對參會者使用的設備（Windows/Mac/iPad/安卓平板/手機）及操作系統(tǒng)版本有何要求？不同終端的功能一致性如何？離線使用體驗怎樣？

*避坑點：避免因設備兼容性問題導致部分人員無法有效參與，尤其是高管或外部人員。

5.實施服務與培訓支持：

*問：標準實施周期是多久？包含哪些具體服務（需求調研、配置、測試、數(shù)據(jù)遷移）？提供何種形式的用戶培訓（分層級、場次、材料）？是否有成功案例參考？

*避坑點：防止實施拖延、培訓不到位導致系統(tǒng)上線即閑置。

6.權限管理與流程控制：

*問：如何實現(xiàn)精細化的文檔權限控制（查看、編輯、下載、打?。?？會議流程（如議題提交、審批、發(fā)布）如何自定義？能否與現(xiàn)有審批流結合？

*避坑點：確保信息保密性，滿足不同層級、角色的權限需求，規(guī)范會議管理。

7.后續(xù)運維與升級成本：

*問：年維護服務費包含哪些內容（升級、基礎技術支持）？響應時間和SLA如何？大版本升級是否額外收費？擴容成本如何計算？

*避坑點：清晰了解長期持有成本，避免隱性收費和服務縮水。

8.移動端體驗與安全性：

*問：移動端（尤其iOS/安卓）APP的功能完整性和流暢度如何？如何防止移動設備丟失導致的數(shù)據(jù)泄露（遠程擦除、強加密）？

*避坑點：移動辦公是剛需，必須確保安全便捷。

9.供應商鎖定與數(shù)據(jù)遷移：

*問：若未來更換系統(tǒng)，會議歷史數(shù)據(jù)（材料、批注、紀要）能否完整導出？格式是否通用（如PDF）？有無技術障礙或額外費用？

*避坑點：避免被供應商綁定，確保企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的長期可移植性。

10.成功案例與行業(yè)經(jīng)驗：

*問：能否提供與我司規(guī)模、行業(yè)（尤其是強監(jiān)管或高保密要求行業(yè)）相近的成功客戶案例？并安排案例客戶訪談或實地考察？

*避坑點：驗證供應商的實際交付能力和在特定場景下的成熟度。

務必要求供應商提供書面答復，并將關鍵承諾（特別是集成、安全、服務條款）寫入合同附件。深入細致的溝通是規(guī)避部署風險、確保無紙化會議成功落地的關鍵第一步。