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檔案整理數(shù)字化處理的四個步驟

檔案數(shù)字化前處理工作是對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換前開展的一種技術(shù)準(zhǔn)備工作，是在充分尊重檔案真實的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)檔案整理外包，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應(yīng)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求開展的一項基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)檔案整理流程，對于整理工作的開展具有十分重要的意義。

檔案數(shù)字化處理首先要確定掃描頁。原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，天津業(yè)務(wù)檔案整理，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。第二步要編制頁號。應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。在重新編制頁號時，一般用鉛筆。應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。第三步是拆除裝訂。應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術(shù)修復(fù)。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。

檔案整理需要負(fù)責(zé)和遵守的細(xì)節(jié)

負(fù)責(zé)任的進(jìn)行檔案的收集、鑒定、整理、歸檔和保管工作。使檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，做到科學(xué)整理立卷。

負(fù)責(zé)任對各類檔案的接收，分類，業(yè)務(wù)檔案整理解決方案，編目，編制，立卷、歸檔等檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。

嚴(yán)格遵守《檔案保密制度》，不得將檔案內(nèi)容外泄，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得私自調(diào)檔，更不得有外來人員進(jìn)入檔案室。

對檔案外的文件材料包括(圖片、照片、錄音、光盤)等均應(yīng)立卷歸檔

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